PERALATAN DI KANTOR PELAYANAN
KANTOR PELAYANAN
DEFINISI
KANTOR
Terdapat
beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain
Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Kantor merupakan sebuah balai (Ruang,
gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu
instansi atau perusahaan); tempat bekerja.
Pengertian
kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari
tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk
membantu pimpinan suatu organisasi.
Tempat
adalah sebuah ruangan, komplek, gedung, serta perabot-perabot dan
perlengkapannya, contohnya seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya.
Jadi
dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau
suatu tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha.
TUJUAN KANTOR
Dibentuknya
sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
suatu informasi secara baik dan terkendali.
FUNGSI KANTOR
Kantor
memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima informasi, merekam
sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu informasi, serta
melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah
ini.
1
Menerima Informasi
Kantor
berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat,
panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai
kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan
informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.
2
Merekam Informasi
Hal ini
berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan apabila
seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk
kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman juga digunakan
untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
perusahaan.
3
Mengatur Informasi
Dengan
adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratur secara sistematis,
hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan
dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis perusahaan
menyediakan
informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut
tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data tersebut yang
telah diatur dengan sistematis di kantor.
4
Memberi Informasi
Fungsi
dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang memerlukan.
Apabila pihak manajemen meminta sebuah informasi, kantor memberikan informasi
yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah diterima,
dihimpun,
diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat bersifat
rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental.
Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
5
Melindungi Aset atau harta
Kantor
dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut.
Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau
harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila
hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.
Kantor
juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik
tempat penyimpanannya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga
benar-benar digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak
jauh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
KEGIATAN KANTOR
Suatu
kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor
yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin
luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.
Kegiatan
kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office
Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office
Controlling) yang sering disingkat dengan POAC.
ORGANISASI KANTOR
Pengorganisasian
kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan
yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lalin :
Pembagian
tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau
instansi perusahaan.
Pemeliharaan
hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan
atasan atau pun bawahan.
Penyediaan
peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
PERALATAN DAN FASILITAS KANTOR PELAYANAN
Uraian
di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu
bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau
kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya.
Apabila
pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti
“Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya
lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.
a)
Lokasi kantor
Terdapat
beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor
Faktor
keamanan
Faktor
lingkungan
Faktor
harga
b)
Gedung
Faktor
yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung
Gedung
yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
Gedung
yang memiliki fasilitas yang memadahi
Harga
gedung yang kompetitif
c)
Peralatan
Terdapat
dua macam peralatan kantor, antara lain
Perabot
kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya.
Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat
lainnya.
Perbekalan
kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan
habis pakai lainnya.
d)
Interior
Interior
merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan
kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.
e)
Mesin – mesin kantor
Dalam
merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin
kantor yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur
kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor. MESIN ANTRIAN merupakan peralatan pokok yang wajib dimiliki oleh kantor pelayanan.